Video en foto opdrachtomschrijving checklist voor bedrijven en opdrachtgevers

Video en foto opdrachtomschrijving checklist voor bedrijven en opdrachtgevers

Jouw bedrijf wil een film laten maken of een fotoshoot doen. Wellicht weet je al precies wat je wil, of misschien ben je nog aan het polsen. Je gaat opzoek naar partijen die deze opdracht kunnen uitvoeren en middels een opdrachtomschrijving vraag je een offerte aan.

Aan het begin van het proces wil je eigenlijk alleen weten wat de kosten zijn voor het gene dat jij wil laten maken. Grote kans dat het nog niet vast staat dat de productie er ook daadwerkelijk komt. Het is dan ook logisch dat je nog niet te veel moeite in een opdrachtomschrijving wil stoppen. Je wil alleen een prijsindicatie. Wat ik vaak zie is een korte snelle opdrachtomschrijving met de vraag of dat kan en wat het gaat kosten. Maar bij mij komen er wel 100 vragen op. Je bent zo 10 e-mails verder en wellicht heb je dan nog steeds geen deal gesloten. Voor beide partijen kost dit tijd en geld!

Daarom kom ik met een oplossing die zowel opdrachtgever als opdrachtnemer helpt: De Foto en Film Opdrachtomschrijving Checklist. Gemaakt voor opdrachtgevers en opdrachtnemers om het gehele pre-productieproces te versnellen. Als opdrachtgever maak je deze lijst één keer per opdracht en stuur je deze naar meerdere partijen. Zo bespaar je tijd, geld en moeite en maakt het de opdrachtnemer gemakkelijker een offerte op te stellen.
Als foto- of videograaf kan je deze lijst ook gebruiken om aan je klant te laten zien hoe jij je opdrachtomschrijving graag ziet.

Wat ik door de jaren heen heb gemerkt is dat voor de opdrachtnemer en de klant een bepaalde omschrijving totaal anders kan worden opgevat. Dat kan dan lijden tot onduidelijkheid en soms zelfs onenigheid. Uiteindelijk lijdt het vooral tot tijd, moeite en geldverspilling. Is dit de schuld van een opdrachtgever? Nee helemaal niet. De opdrachtgever ziet het eindproduct voor zich. In mijn industrie is dat een foto, video of muziekproductie. Simpel toch? 'Dit wil ik, hoeveel kost dat?'. Maar voor de maker spelen allerlei vragen op. Hoe lang moet de video zijn? Wat voor camera gebruik ik? Voor welk doeleinde wordt de video of foto gebruikt? Het is alsof je twee ongeveer dezelfde auto's naast elkaar zet. Van buiten lijken ze voor een leek hetzelfde, maar wat er binnenin zit, dat weet alleen de kenner. Genoeg uitleg over wat ik bedoel. Laten we beginnen met de checklist voor de opdrachtgever.

1. De opdracht- en bedrijfsomschrijving

Het lijkt voor de hand liggend dat je een goede opdrachtomschrijving moet maken, maar je wil niet weten hoe vaak ik een e-mail heb gekregen met: 'Wij willen een filmpje van ons 2-daags congres. Wat kost dat?' of 'Wij maken applicaties voor een internationale klant, zie deze video als voorbeeld': video toont mensen rennend door een brandend gebouw, maar vanwege de speciale slimme applicatie is de brandweer snel ter plaatse. Je kan je voorstellen dat een maker geen idee heeft wat je precies wil. Een Hollywoodfilm? Gebouwen in brand? Heel veel acteurs? Wordt er gesproken?

Schrijf je halve opdrachten uit, dan ga je halve antwoorden terugkrijgen. Let erop dat je zo duidelijk mogelijk omschrijft wie jij bent als bedrijf, wat is de corebusiness van het bedrijf is en wat de video duidelijk moet maken.

2. Product omschrijving

Als bedrijf bied je een product of dienst aan dat je op een bepaalde manier wil verkopen. Laat de opdrachtnemer specifiek weten wat voor product je terug wil zien in de foto's en/of video's.
– Wat is het?
– Wat doet het?
– Waarom dit en nu?

Deze vragen zijn op bijna alle producten en diensten toepasbaar. Of het nu hondenbrokken, reizen, of servicediensten zijn.

3. Lengte & hoeveelheid foto's en video's

Omdat deze elementen voor fotografie en videografie nogal verschillen, splits ik ze op in stukken.

Hoeveelheid foto's

Binnen fotografie is het handig om te weten hoeveel foto's je wil hebben. Het nabewerkingsproces per foto verschilt namelijk enorm per opdracht. Je kan je voorstellen dat een shoot met rennende honden op het strand minder werk kost dan een militaire operatie in een fantasie post-apocalyptische wereld.
Geef duidelijk aan hoeveel foto's je aangeleverd wil hebben. Weet je nog niet hoeveel je er wil? Vraag je zelf dan af waar voor je ze gaat gebruiken en welk doeleinde elke foto heeft. Zo krijg je een beter idee over hoeveel foto's je echt nodig hebt.

Video lengte

De lengte van een video kan een groot verschil maken binnen het productieproces. De hoeveelheid werk ligt dan ook nauw samen met het soort video en het onderwerp. Als je twee interviews van 30 minuten filmt die je terug moet brengen naar 10 minuten, dan maken 1 of 2 minuten extra materiaal niet veel uit. Je hebt het hier namelijk over redelijke statische producties, waar je wat inserts (extra beelden) overheen legt. Maar als je een video maakt vol met actie en verschillende scenes, dan kan 10 seconden meer, 2 dagen extra werk betekenen.

Geef ook duidelijk aan of je van dezelfde video verschillende versies in lengte wenst. Sommige video's knippen zich heel makkelijk op, andere films hebben veel nabewerking nodig. Denk bijvoorbeeld aan de muziek. In een video van 5 minuten kan je niet direct gaat zitten knippen. De muziek moet er worden op worden aangepast en de inserts (overliggende beelden) moeten wordt aangepast in lengte. Het hele arrangement moet worden herzien om en een kloppend en lopend verhaal te maken en dat kan soms even duren.

Kortom: Probeer een zo precies mogelijke schatting te maken van de hoeveelheid foto's of de lengte van de video.

DOWNLOAD DE GRATIS FOTO EN VIDEO OPDRACHTOMSCHRIJVING CHECKLIST PDF!

4. Doelgroep

Het is mij al redelijk vaak overkomen dat een klant de doelgroep niet goed weet te omschrijven. Een doelgroep kan zijn; 'Mannen tussen de 30 en 45 jaar oud'. Maar je weet dan eigenlijk nog helemaal niets, dit kan iedereen zijn. Wees specifiek over wie zij zijn, wat ze willen en nodig hebben. Waar bevinden zij zich en waar houden zij zich mee bezig?

Elke doelgroep reageert anders op eenzelfde foto of video. Het is dus belangrijk dat de maker de foto's en video afstemt op wat de doelgroep graag ziet.

5. Uitzendplatform

Zeker voor fotografie kan het nabewerkingsproces verschillen op basis van het uitzendplatform. Foto's voor print in tijdschriften of de buitenruimte hebben andere specificaties dan foto's die online worden gebruikt. Het kan een groot verschil maken als je weet dat je foto's op een billboard komen, in plaats van een moeilijk te vinden website.

Maak je een video voor je eigen Youtube kanaal of wil je een spot die op de lokale Tv-zenders wordt uitgezonden? Gebruik je de video op je eigen website of komt deze ook op de sites van partners te staan?

Voor zowel fotografie als videografie zijn zowel het uitzendplatform als hoeveelheid (distributie) belangrijk. Zeker voor grote producties kan het soort licentie verschillen en in prijs oplopen.

6. Look, feel en voorbeelden

Voorbeelden maken tegelijk een hoop duidelijk en onduidelijk. Regel 1 bij voorbeelden is; vertel de opdrachtnemer waar hij/zij op moet letten binnen het voorbeeld. Gaat het om hoe de acteur praat of kijkt? Gaat het om de lichtinval of beweging van de camera? Of is het voorbeeld exact wat je bedoeld en wil je het ook zo? Meerdere voorbeelden zij handig om jouw ideeën over te brengen. Misschien waardeer je de combinatie van het soort muziek, montage en lengte van de videobeelden.

Het kan zijn dat je een foto of videograaf kiest die een specifieke stijl heeft die je graag terugziet in jouw foto's en video's. In dat geval kan je deze stap overslaan. Voorbeelden zijn handig, maar kunnen ook een creatief proces verstoren.

7. Budget

Dit is altijd een lastig onderwerp. Als opdrachtgever wil je het liefst geld besparen, maar ook een goed product ontvangen. De opdrachtnemer wil iets moois neerzetten, maar sommige producties kosten daardoor ook meer. Mijn advies is om een ruw budget mee te geven. Iets als 'tussen de €5000 en €7500'. Zowel video- als fotografen weten dan welke apparatuur en middelen ze wel en niet kunnen gebruiken, en of bepaalde sets, acteurs of props wel of niet mogelijk zijn.

Wil je te werk gaan met acteurs, modellen, catering en/of locaties? Laat weten wat jij als opdrachtgever regelt en wat de aannemer moet regelen. Bedenk dat als de opdrachtnemer het regelt, het niet gek is als er een fee wordt gerekend voor het uitzoeken en regelen. Dus wil je geld besparen, regel zo veel mogelijk zelf!

8. Datums & Deadline

Misschien wel een van de belangrijkste punten zijn de productiedatums en deadline. Je kan alle bovenstaande punten mooi hebben uitgewerkt, maar als de beoogde maker de komende 4 maanden vol zit en jij wil over 2 weken online, dan heb je een probleem. Over het algemeen is bijna elke grotere productie mogelijk als je een maand of 2 hebt. Maar een grote productie, met veel externe partijen en een deadline van 2 weken, dat wordt lastig. Gelukkig heb je hoop tijd bespaard als je een offerte hebt aangevraagd met hulp van de punten uit deze lijst. Wie weet is het dan toch mogelijk om een mooie productie te bewerkstelligen in een korte periode!

DOWNLOAD DE GRATIS FOTO EN VIDEO OPDRACHTOMSCHRIJVING CHECKLIST PDF!

Ik hoop dat deze checklist inzichten geeft over het opstellen van opdrachtomschrijvingen. Deze lijst is puur een indicatie en richtlijn. Uiteraard is elke opdracht anders en niet alle punten zullen van toepassing zijn.

Wat zijn jouw ervaringen met opdrachtomschrijvingen tussen opdrachtgever en aannemer?

Geen reactie's

Geef een reactie

Share via
Copy link
Powered by Social Snap